Informativa generale

Informativa generale sul trattamento dei dati personali

del sito e dell’e-commerce
ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679

Indice

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO
2. AMBITO DI APPLICAZIONE DELL’INFORMATIVA
3. CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI
4. ORIGINE DEI DATI
5. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO
6. NATURA OBBLIGATORIA O FACOLTATIVA DEL CONFERIMENTO
7. MAGGIORE ETÀ E ACQUISTO DI PRODOTTI ALCOLICI
8. ACCOUNT, ORDINI, PAGAMENTI E SPEDIZIONI
9. NEWSLETTER, WHATSAPP E COMUNICAZIONI COMMERCIALI
10. CRM, CLASSIFICAZIONI COMMERCIALI E DECISIONI AUTOMATIZZATE
11. COOKIE, ANALYTICS E SERVIZI ESTERNI
12. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E SICUREZZA
13. DESTINATARI DEI DATI
14. TRASFERIMENTI VERSO PAESI EXTRA-SEE
15. PERIODI DI CONSERVAZIONE
16. DIRITTI DELL’INTERESSATO
17. DIRITTO DI RECLAMO
18. MODIFICHE ALL’INFORMATIVA

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento dei dati personali effettuato attraverso il sito jrose.it, l’e-commerce e i servizi pubblici descritti nella presente Informativa è:

Affreschi & Affreschi S.r.l.

Sede legale: Zona P.I.P., Lotto 9, 73027 Minervino di Lecce (LE), Italia

P. IVA e C.F.: IT04779110750

Domicilio digitale (PEC): affreschisrls@pec.it

Email dedicata alla privacy: privacy@jrose.it

J.Rose è un marchio concesso in licenza e gestito da Affreschi & Affreschi S.r.l. Nel presente documento, ogni riferimento a “J.Rose” indica pertanto Affreschi & Affreschi S.r.l. in qualità di Titolare del trattamento.

Il Titolare determina le finalità e le modalità dei trattamenti compresi nell’ambito della presente Informativa. I soggetti che trattano dati per conto del Titolare sono designati, quando necessario, Responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR.

1.1 Responsabile della protezione dei dati

Affreschi & Affreschi S.r.l. non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati personali (DPO). Per informazioni o per esercitare i diritti previsti dal GDPR è possibile contattare direttamente il Titolare all’indirizzo privacy@jrose.it.

2. AMBITO DI APPLICAZIONE DELL’INFORMATIVA

La presente Informativa disciplina il trattamento dei dati personali effettuato attraverso:

• il sito istituzionale jrose.it e le relative pagine pubbliche;
• l’e-commerce J.Rose, gli acquisti effettuati come utente registrato o come ospite e l’account personale dell’e-commerce;
• i moduli pubblici di contatto, assistenza e richiesta di informazioni;
• i moduli di primo contatto destinati a clienti professionali, distributori e altri operatori commerciali;
• la newsletter e le comunicazioni promozionali tramite email, WhatsApp e telefonate con operatore;
• l’assistenza relativa al sito, agli ordini, ai pagamenti, alle spedizioni, ai resi e ai rimborsi;
• le attività di analytics, misurazione delle campagne e pubblicità online, nei limiti delle preferenze espresse mediante il sistema di gestione dei cookie.

La presente Informativa non disciplina i trattamenti relativi a:

• J.Rose Card, membership J.Rose, app J.Rose, Apple Wallet, Google Wallet, notifiche push, geolocalizzazione e funzioni riservate collegate;
• codici, contenuti e iniziative riservate che prevedano flussi autonomi di registrazione o partecipazione;
• i trattamenti specialistici connessi alle Limited Edition, quali l’autenticità degli esemplari, i chip NFC destinati all’autenticazione, i passaporti digitali, la blockchain e i trasferimenti della proprietà digitale o registrata;
• il servizio “Message in a JR Bottle”, compresi attivazione, verifica OTP, Tag NFC, Pagina digitale, testo, video, accessi, cancellazione e moderazione;
• partecipazione a eventi riservati quando sia prevista una raccolta di dati dedicata;
• rapporti professionali continuativi con clienti, distributori, agenti, fornitori e partner;
• dipendenti, candidati, collaboratori e altri soggetti per i quali viene resa un’informativa specifica.

Per tali servizi e rapporti vengono rese informative specifiche nei relativi ambienti, moduli o procedure. In caso di sovrapposizione, l’informativa specifica prevale per i trattamenti propri del servizio dedicato, mentre la presente Informativa continua ad applicarsi alle ordinarie attività del sito e dell’e-commerce.

Quando una richiesta professionale inviata attraverso il sito dà origine a un rapporto continuativo, il trattamento successivo è disciplinato anche dall’informativa destinata ai clienti professionali, distributori, agenti, fornitori o partner interessati.

3. CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI

3.1 Dati identificativi e di contatto

• nome e cognome;
• indirizzo email;
• numero di telefono;
• Paese di residenza o di spedizione;
• indirizzo di fatturazione e indirizzo di spedizione.

3.2 Dati relativi all’account dell’e-commerce

• indirizzo email utilizzato per l’accesso;
• credenziali di autenticazione gestite in forma protetta;
• informazioni sulla creazione, modifica, recupero e chiusura dell’account;
• data e ora delle principali operazioni;
• storico degli ordini associati all’account.

Le password non sono rese disponibili in chiaro al personale J.Rose. L’utente deve custodire le proprie credenziali e segnalare tempestivamente eventuali accessi non riconosciuti.

3.3 Dati fiscali e professionali

Per i consumatori possono essere trattati il codice fiscale e i dati necessari alla documentazione fiscale. Per clienti professionali o soggetti giuridici possono inoltre essere trattati denominazione o ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, sede, PEC, codice destinatario SDI, dati del referente, qualifica e recapiti professionali.

3.4 Dati relativi agli acquisti

• prodotti, quantità, importi e sconti applicati;
• data, numero e stato dell’ordine;
• modalità di consegna;
• resi, rimborsi, reclami e contestazioni;
• note inserite volontariamente nel checkout.

3.5 Dati relativi ai pagamenti

• metodo di pagamento selezionato;
• stato, importo, data e ora del pagamento;
• identificativo della transazione;
• informazioni sintetiche comunicate dal prestatore del servizio di pagamento.

J.Rose non acquisisce né conserva i dati completi delle carte di pagamento. Tali dati sono inseriti e trattati direttamente dal prestatore scelto dall’utente secondo la propria informativa.

3.6 Dati del destinatario diverso dall’acquirente

Quando il prodotto viene spedito a una persona diversa dall’acquirente, possono essere trattati nome e cognome, indirizzo di consegna, eventuale numero di telefono o email necessari alla consegna e l’eventuale messaggio regalo inserito dall’acquirente.

3.7 Dati relativi alla verifica dell’età

Per gli acquirenti italiani, il codice fiscale raccolto anche per finalità fiscali può essere utilizzato per un controllo preliminare di coerenza del requisito di età. Possono inoltre essere trattati l’esito della verifica, la data, il metodo utilizzato e gli elementi strettamente necessari a gestire risultati negativi, ambigui o incongruenti.

Quando una verifica ulteriore è necessaria, J.Rose può richiedere informazioni aggiuntive o avvalersi di un fornitore qualificato. Un eventuale documento di identità non viene conservato oltre il tempo strettamente necessario alla verifica, salvo obblighi di legge o contestazioni.

Per gli acquirenti stranieri può essere raccolta una dichiarazione relativa all’età minima richiesta nel Paese di destinazione e, quando necessario, un esito di verifica ulteriore.

3.8 Dati relativi alle comunicazioni e all’assistenza

• contenuto delle richieste inviate mediante modulo, email, telefono o WhatsApp;
• corrispondenza relativa a ordini, spedizioni, resi, rimborsi e reclami;
• informazioni comunicate durante l’assistenza;
• eventuali allegati inviati spontaneamente dall’interessato.

3.9 Dati di marketing e tracciamento delle email

• recapiti e canali promozionali autorizzati;
• data, ora, fonte, testo e stato del consenso;
• modifiche delle preferenze e revoca;
• campagne inviate e relativo esito tecnico;
• quando consentito, clic e altri eventi volontari di interazione con i collegamenti nelle email;
• eventuali dati tecnici associati agli eventi, quali indirizzo IP, data e ora, browser, dispositivo e posizione approssimativa ricavata tecnicamente dal fornitore.

Il tracciamento individuale dei clic è utilizzato soltanto quando l’interessato è stato informato e ha prestato il consenso richiesto. J.Rose mantiene disattivato il tracciamento individuale delle aperture e non inserisce pixel destinati a rilevarle. Ove tecnicamente possibile, gli identificativi dei clic sono pseudonimizzati e separati dall’indirizzo email.

3.10 Dati relativi alla gestione commerciale

• storico degli acquisti e delle richieste;
• preventivi e documenti contrattuali;
• note inserite dal personale autorizzato;
• frequenza, valore e categorie degli acquisti;
• classificazioni commerciali interne effettuate manualmente.

3.11 Dati tecnici

• indirizzo IP;
• browser, sistema operativo e tipo di dispositivo;
• dati di connessione e sessione;
• log di sicurezza, accesso e funzionamento;
• informazioni necessarie alla prevenzione di abusi, frodi ed errori tecnici.

3.12 Cookie e strumenti equivalenti

Il sito può utilizzare cookie tecnici, cookie di preferenza, strumenti analytics, identificatori pubblicitari, strumenti di misurazione delle conversioni e tecnologie equivalenti. Le categorie, le durate e i fornitori effettivamente attivi sono indicati nella “Cookie e Tracking Policy dell’Ecosistema Digitale J.Rose” e nel pannello delle preferenze.

3.13 Categorie particolari di dati

J.Rose non richiede intenzionalmente dati appartenenti alle categorie particolari previste dall’articolo 9 GDPR, quali dati sanitari, biometrici, relativi all’origine razziale o etnica, alle opinioni politiche, alle convinzioni religiose o filosofiche, all’appartenenza sindacale, alla vita sessuale o all’orientamento sessuale.

L’utente non deve inserire tali dati nei campi liberi, nelle note dell’ordine, nei messaggi regalo o nelle richieste di assistenza. Qualora vengano comunicati spontaneamente e non siano necessari, J.Rose ne limita l’accesso e l’utilizzo e li cancella appena ragionevolmente possibile, fatti salvi obblighi di legge o la tutela di un diritto.

4. ORIGINE DEI DATI

4.1 Dati forniti direttamente dall’interessato

I dati vengono raccolti quando l’utente naviga nelle aree che richiedono informazioni, crea o gestisce un account, effettua un acquisto, compila un modulo, contatta l’assistenza, si iscrive alla newsletter, presta o revoca un consenso, comunica tramite email, telefono o WhatsApp oppure modifica le proprie preferenze.

4.2 Dati raccolti automaticamente

Durante l’utilizzo del sito possono essere generati dati tecnici mediante server, sistemi di hosting, log, strumenti di sicurezza, cookie e tecnologie equivalenti. Gli strumenti non strettamente necessari sono attivati soltanto nel rispetto delle preferenze espresse dall’utente.

4.3 Dati del destinatario forniti dall’acquirente

Quando l’acquirente indica una persona diversa come destinataria dell’ordine, J.Rose riceve i relativi dati dall’acquirente. Tali dati sono utilizzati per predisporre la spedizione, effettuare la consegna, gestire problemi logistici e adempiere agli obblighi collegati all’ordine.

L’acquirente deve fornire dati corretti, pertinenti e limitati a quanto necessario e, quando possibile, portare la presente Informativa a conoscenza del destinatario. J.Rose rende l’Informativa accessibile sul sito e, secondo il concreto flusso di consegna, mediante un collegamento nella prima comunicazione diretta al destinatario, nella documentazione relativa all’ordine, in un supporto che accompagna il prodotto o con altra modalità appropriata.

I dati del destinatario non sono utilizzati per finalità promozionali, salvo che il destinatario presti autonomamente il proprio consenso attraverso un canale ufficiale J.Rose.

4.4 Dati ricavati o elaborati internamente

J.Rose può ricavare l’esito della verifica del requisito di età, informazioni sulla frequenza e sul valore degli acquisti, indicatori dell’interesse commerciale e classificazioni interne attribuite dal personale autorizzato. Queste elaborazioni non determinano automaticamente prezzi, condizioni contrattuali, rifiuto definitivo di un acquisto o altri effetti giuridici o analogamente significativi.

5. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO

5.1 Navigazione, funzionamento e sicurezza del sito

I dati tecnici sono trattati per rendere disponibili il sito e l’e-commerce, gestire le sessioni, mantenere il carrello, diagnosticare errori, proteggere i sistemi, prevenire accessi abusivi e garantire la continuità operativa.

Base giuridica: esecuzione di misure richieste dall’utente e interesse legittimo del Titolare alla sicurezza e al corretto funzionamento dei sistemi, articolo 6, paragrafo 1, lettere b) e f), GDPR.

5.2 Creazione e gestione dell’account

I dati sono trattati per creare e autenticare l’account, consentire la consultazione dello storico ordini, aggiornare i dati, recuperare le credenziali, gestire richieste e chiudere l’account.

Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste dall’interessato, articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR.

5.3 Verifica del requisito di età

I dati sono trattati per prevenire la vendita e la consegna di prodotti alcolici a soggetti che non abbiano raggiunto l’età minima applicabile, svolgere controlli di coerenza e gestire verifiche ulteriori.

Base giuridica: adempimento di obblighi legali, esecuzione delle misure necessarie alla conclusione e all’esecuzione dell’acquisto e interesse legittimo alla prevenzione di abusi, articolo 6, paragrafo 1, lettere b), c) e f), GDPR.

5.4 Ordini e rapporto contrattuale

I dati sono trattati per ricevere e confermare l’ordine, verificare la disponibilità, predisporre i prodotti, gestire eventuali personalizzazioni previste nel checkout, comunicare con l’acquirente, eseguire la consegna, gestire resi, rimborsi, garanzie e reclami.

Base giuridica: esecuzione del contratto e misure precontrattuali richieste dall’interessato, articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR.

5.5 Pagamenti

I dati sono trattati per collegare il pagamento all’ordine, verificare l’esito della transazione, gestire rimborsi, contestazioni e attività antifrode connesse al pagamento.

Base giuridica: esecuzione del contratto, adempimento di obblighi legali e interesse legittimo alla prevenzione delle frodi, articolo 6, paragrafo 1, lettere b), c) e f), GDPR.

5.6 Spedizioni e destinatari terzi

I dati sono trattati per predisporre la spedizione, comunicare le informazioni necessarie al vettore, fornire il tracking, contattare il destinatario quando necessario e gestire anomalie di consegna.

Base giuridica: esecuzione del contratto concluso con l’acquirente e interesse legittimo a effettuare correttamente la consegna al destinatario indicato, articolo 6, paragrafo 1, lettere b) e f), GDPR.

5.7 Obblighi fiscali, contabili, amministrativi e normativi

I dati sono trattati per emettere e conservare documenti fiscali, tenere la contabilità, adempiere a obblighi amministrativi, doganali, di prodotto e di pubblica sicurezza e rispondere a richieste legittime delle autorità.

Base giuridica: adempimento di obblighi legali, articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR.

5.8 Contatti e assistenza

I dati sono trattati per rispondere a richieste, fornire assistenza, gestire reclami e ricostruire le comunicazioni rilevanti per un ordine o per un rapporto in corso.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali, adempimento di obblighi legali e interesse legittimo alla gestione delle richieste, articolo 6, paragrafo 1, lettere b), c) e f), GDPR.

5.9 Primo contatto professionale

I dati inseriti nei moduli destinati a operatori professionali sono trattati per valutare la richiesta, contattare il soggetto interessato e predisporre eventuali proposte. Se nasce un rapporto continuativo, viene resa o richiamata l’informativa specifica applicabile.

Base giuridica: misure precontrattuali richieste dall’interessato e interesse legittimo alla gestione delle relazioni commerciali professionali, articolo 6, paragrafo 1, lettere b) e f), GDPR.

5.10 Marketing diretto

Previo consenso, J.Rose può inviare comunicazioni promozionali relative a prodotti, iniziative ed eventi tramite i canali autorizzati. L’acquisto o la creazione dell’account non comportano automaticamente l’iscrizione alle comunicazioni promozionali.

Base giuridica: consenso dell’interessato, articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR e, per le comunicazioni elettroniche, normativa nazionale applicabile.

5.11 Rilevamento dei clic nelle email

Quando il relativo consenso è attivo, J.Rose può rilevare i clic volontari sui collegamenti e gli eventi tecnici strettamente connessi, allo scopo di misurare l’interesse verso i contenuti e valutare l’efficacia delle campagne. Il tracciamento individuale delle aperture è disattivato. I clic non sono utilizzati per decisioni automatizzate che producano effetti giuridici o analogamente significativi.

Base giuridica: consenso dell’interessato, articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR e, quando applicabile, articolo 122 del Codice in materia di protezione dei dati personali.

5.12 CRM e organizzazione commerciale

I dati sono trattati per mantenere aggiornate le anagrafiche, collegare ordini e richieste, predisporre preventivi, organizzare il lavoro commerciale, riconoscere rapporti attivi o inattivi e attribuire classificazioni interne manuali. L’utilizzo di tali informazioni per personalizzare comunicazioni promozionali avviene soltanto quando sussiste il consenso richiesto.

Base giuridica: esecuzione del rapporto contrattuale e interesse legittimo del Titolare all’organizzazione della propria attività, articolo 6, paragrafo 1, lettere b) e f), GDPR.

5.13 Tutela dei diritti, prevenzione delle frodi e verifiche sugli ordini

I dati possono essere trattati per accertare, esercitare o difendere un diritto, prevenire frodi e abusi, ricostruire anomalie, gestire controversie e svolgere verifiche manuali di coerenza, sicurezza e regolarità degli ordini prima dell’evasione.

Base giuridica: obbligo legale e interesse legittimo alla tutela dei diritti e della sicurezza aziendale, articolo 6, paragrafo 1, lettere c) e f), GDPR.

5.14 Gestione delle richieste privacy

I dati sono trattati per identificare il richiedente, verificare il diritto esercitato, individuare i dati presenti nei sistemi, fornire riscontro e documentare la corretta gestione della richiesta.

Base giuridica: adempimento di obblighi legali, articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR.

6. NATURA OBBLIGATORIA O FACOLTATIVA DEL CONFERIMENTO

Il conferimento dei dati indicati come obbligatori nei moduli è necessario, a seconda del caso, per creare l’account, completare un acquisto, verificare il requisito di età, elaborare il pagamento, emettere i documenti fiscali, spedire l’ordine o gestire una richiesta.

Il mancato conferimento può comportare l’impossibilità di creare l’account, concludere o eseguire l’acquisto, effettuare la consegna, emettere la documentazione richiesta o fornire assistenza.

I dati indicati come facoltativi, comprese le note dell’ordine e il messaggio regalo, sono rimessi alla scelta dell’utente e devono essere pertinenti e non eccedenti.

Il consenso alle comunicazioni promozionali e al tracciamento delle email è facoltativo, separato dalla presa visione dell’Informativa e non necessario per acquistare, creare un account o ricevere assistenza. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento precedente.

La disattivazione del solo tracciamento delle email non comporta la revoca del consenso a ricevere comunicazioni promozionali via email: le successive comunicazioni vengono inviate senza marcatori individuali.

7. MAGGIORE ETÀ E ACQUISTO DI PRODOTTI ALCOLICI

Il sito e l’e-commerce J.Rose sono destinati a persone che abbiano raggiunto l’età minima prevista per l’acquisto di bevande alcoliche. L’accesso iniziale può richiedere una dichiarazione di maggiore età mediante apposito avviso. Tale dichiarazione ha funzione preliminare e non sostituisce gli eventuali controlli richiesti per l’acquisto o la consegna.

Per gli acquirenti italiani, il codice fiscale raccolto anche per finalità fiscali può essere utilizzato per un controllo preliminare di coerenza. Il risultato automatico non determina da solo il rifiuto definitivo dell’acquisto.

In caso di risultato negativo, ambiguo o incongruente, J.Rose può sospendere temporaneamente il checkout o l’evasione dell’ordine e richiedere una verifica ulteriore svolta da personale autorizzato o da un fornitore qualificato. L’interessato può chiedere l’intervento umano, presentare chiarimenti e contestare l’esito del controllo.

Per gli acquirenti stranieri può essere richiesta una dichiarazione relativa all’età minima applicabile nel Paese di destinazione e, quando necessario, una verifica ulteriore coerente con la normativa e con il concreto flusso di consegna.

Quando tecnicamente possibile, J.Rose conserva soltanto l’esito della verifica, la data e il metodo utilizzato. L’eventuale copia di un documento viene cancellata appena completata la verifica, salvo obblighi di legge, contestazioni o necessità di tutela dei diritti.

Qualora J.Rose venga a conoscenza di un account o di un ordine effettuato mediante dichiarazioni non veritiere sull’età, può sospendere o chiudere l’account, annullare l’ordine quando consentito e limitare o cancellare i dati non più necessari, fatti salvi gli obblighi legali e la documentazione dell’accaduto.

8. ACCOUNT, ORDINI, PAGAMENTI E SPEDIZIONI

8.1 Account e checkout come ospite

L’utente può acquistare creando un account oppure, quando disponibile, utilizzando il checkout come ospite. L’account dell’e-commerce è distinto dalle aree private relative alla membership e dagli altri servizi specialistici J.Rose.

La creazione dell’account non comporta automaticamente l’iscrizione alla membership, alla newsletter o alle comunicazioni promozionali.

8.2 Pagamenti

I pagamenti sono gestiti mediante i metodi mostrati nel checkout. Il prestatore selezionato riceve direttamente i dati necessari alla transazione e rende la propria informativa. J.Rose riceve soltanto le informazioni necessarie a conoscere l’esito dell’operazione e collegarla all’ordine.

Il prestatore del pagamento può agire come Titolare autonomo per finalità proprie, quali prevenzione delle frodi, obblighi finanziari e normativi, gestione del circuito, verifica dell’identità e contestazioni.

8.3 Spedizioni

Per consegnare l’ordine, i dati necessari sono comunicati al vettore o all’operatore logistico utilizzato. Il soggetto incaricato può utilizzare i dati per organizzare il trasporto, fornire il tracking, contattare il destinatario e adempiere ai propri obblighi. Il vettore effettivamente utilizzato risulta dalla conferma o dalle comunicazioni di spedizione.

8.4 Destinatario diverso dall’acquirente

L’acquirente che inserisce i dati di un’altra persona deve fornire informazioni corrette e limitate alla consegna, evitare messaggi regalo contenenti dati riservati o eccedenti e portare, quando possibile, la presente Informativa a conoscenza del destinatario.

J.Rose mette a disposizione del destinatario un collegamento alla versione aggiornata dell’Informativa attraverso le modalità concretamente utilizzate nel flusso di consegna, quali comunicazioni di tracking, documentazione relativa all’ordine, materiale che accompagna il prodotto o eventuali strumenti digitali effettivamente applicati.

9. NEWSLETTER, WHATSAPP E COMUNICAZIONI COMMERCIALI

9.1 Raccolta del consenso

Il consenso può essere richiesto nel footer, in un modulo o popup, durante la registrazione, nel checkout o in altri punti pertinenti. La casella è separata dalle condizioni di vendita e dalla presa visione dell’Informativa, non è preselezionata e non condiziona l’acquisto o la registrazione.

I canali promozionali effettivamente disponibili sono indicati nel modulo di consenso. L’utente può autorizzare soltanto i canali desiderati tra quelli proposti e può successivamente modificare le proprie scelte.

9.2 Informazione sul tracciamento dei clic

Quando la misurazione dei clic non è attivata o viene disabilitata, J.Rose non rileva individualmente i clic mediante identificativi inseriti nelle successive email. Le aperture restano in ogni caso prive di tracciamento individuale.

9.3 Prova delle scelte

J.Rose conserva le informazioni necessarie a dimostrare la scelta dell’utente, quali recapito, fonte, data e ora, testo presentato, categorie accettate o rifiutate, modifiche e revoca. Possono essere utilizzati meccanismi di conferma dell’iscrizione idonei a documentare la provenienza della richiesta.

9.4 Comunicazioni ai clienti

L’acquisto di un prodotto non comporta l’iscrizione automatica al marketing. In assenza di consenso, il cliente riceve esclusivamente comunicazioni necessarie relative ad account, ordine, pagamento, spedizione, assistenza, resi, rimborsi, sicurezza e obblighi legali.

J.Rose non utilizza l’indirizzo email acquisito durante l’acquisto per inviare promozioni in assenza del consenso richiesto.

9.5 WhatsApp

Le comunicazioni promozionali tramite WhatsApp sono inviate soltanto ai soggetti che abbiano autorizzato tale canale. Vengono inviate individualmente o mediante strumenti configurati in modo da non consentire ai destinatari di visualizzare i recapiti o i dati personali degli altri utenti.

Il pulsante WhatsApp presente sul sito è un collegamento verso il servizio esterno. J.Rose non riceve il contenuto della conversazione fino a quando l’utente non decide di inviare un messaggio; il fornitore del servizio può trattare dati tecnici secondo la propria informativa.

9.6 Telefonate con operatore

Le telefonate promozionali sono effettuate soltanto verso i soggetti che abbiano autorizzato tale canale. Le chiamate strettamente necessarie all’ordine o alla gestione di una richiesta non hanno natura promozionale.

9.7 Analisi dei clic

Quando il consenso alla misurazione è attivo, J.Rose può utilizzare i clic volontari e gli eventi tecnici strettamente connessi per comprendere l’interesse verso specifici contenuti e organizzare manualmente le attività commerciali. Le aperture non sono rilevate individualmente.

9.8 Revoca, disattivazione della misurazione dei clic e opposizione

L’interessato può revocare il consenso per tutti i canali o soltanto per uno di essi, nonché disattivare esclusivamente la misurazione dei clic mantenendo, se desiderato, la ricezione delle email.

La revoca o la modifica può essere effettuata tramite gli strumenti presenti nelle comunicazioni, il pannello delle preferenze, WhatsApp, l’operatore telefonico o scrivendo a privacy@jrose.it. Dopo la revoca, il recapito viene escluso dalle liste attive interessate. J.Rose può conservare una registrazione minima dell’opposizione per evitare reinserimenti accidentali.

10. CRM, CLASSIFICAZIONI COMMERCIALI E DECISIONI AUTOMATIZZATE

J.Rose utilizza strumenti gestionali, contabili e CRM per amministrare anagrafiche, ordini, magazzino, preventivi, attività commerciali, statistiche, spedizioni e adempimenti amministrativi o doganali.

Il personale autorizzato può attribuire manualmente classificazioni interne relative, ad esempio, all’attualità del rapporto, alla frequenza e al valore degli acquisti, alle categorie di prodotto richieste o all’interesse manifestato. Tali classificazioni supportano l’organizzazione interna e non attribuiscono automaticamente prezzi, sconti, condizioni di pagamento, possibilità di acquistare o altri diritti.

Le classificazioni non sono utilizzate per personalizzare comunicazioni promozionali in assenza del consenso eventualmente richiesto. J.Rose non effettua, nell’ambito disciplinato dalla presente Informativa, valutazioni automatizzate del merito creditizio né decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi.

Il controllo preliminare dell’età può utilizzare strumenti automatici, ma un esito negativo, ambiguo o incongruente non determina da solo il rifiuto definitivo dell’acquisto. L’interessato può ottenere l’intervento umano secondo l’articolo 7.

11. COOKIE, ANALYTICS E SERVIZI ESTERNI

11.1 Cookie e strumenti strettamente necessari

Cookie e strumenti strettamente necessari possono essere utilizzati per visualizzare il sito, mantenere la sessione, gestire il carrello, autenticare l’utente, conservare preferenze tecniche, garantire la sicurezza e registrare le scelte sui cookie. Non richiedono il consenso quando sono indispensabili al servizio richiesto.

11.2 Strumenti non necessari

Strumenti analytics non strettamente necessari, misurazione delle conversioni, remarketing, personalizzazione pubblicitaria, pubblicità comportamentale e integrazioni sociali sono attivati soltanto previo consenso, quando richiesto.

Le tecnologie non strettamente necessarie vengono bloccate prima del consenso mediante Iubenda Privacy Controls and Cookie Solution. Nel pannello, gli strumenti sono classificati secondo le cinque finalità Necessari, Funzionalità, Esperienza, Misurazione e Marketing. Le finalità facoltative sono disattivate per impostazione predefinita; rifiuto, selezione e revoca sono registrati mediante il Cookie and Consent Preference Log. Fornitori attivi, durate e destinatari aggiornati sono indicati nella “Cookie e Tracking Policy dell’Ecosistema Digitale J.Rose” e nel pannello delle preferenze.

L’utente può rifiutare gli strumenti non necessari con la stessa immediatezza con cui può accettarli, selezionare le categorie disponibili e modificare successivamente le proprie preferenze mediante il comando permanente presente sul sito.

11.3 Contenuti e collegamenti esterni

Il sito può integrare video, contenuti sociali, font, widget e collegamenti a servizi esterni. Quando necessario, tali contenuti sono bloccati fino alla scelta dell’utente. Aprendo un collegamento esterno, l’utente accede a un ambiente disciplinato dall’informativa del relativo fornitore.

12. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E SICUREZZA

I dati personali sono trattati mediante strumenti informatici, telematici e, quando necessario, cartacei, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione e integrità.

J.Rose adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, riesaminate in funzione dell’evoluzione dei sistemi e dei trattamenti, tra cui:

• protezione delle comunicazioni e delle sessioni;
• controlli di accesso e autorizzazioni differenziate;
• misure di autenticazione per gli accessi amministrativi;
• aggiornamento e manutenzione dei sistemi;
• backup e procedure di ripristino;
• registrazione e monitoraggio degli eventi di sicurezza;
• procedure per la gestione degli incidenti e delle violazioni di dati;
• formazione e istruzioni al personale autorizzato;
• revoca o modifica tempestiva degli accessi non più necessari.

I fornitori tecnici possono accedere ai dati soltanto nella misura necessaria a erogare assistenza, manutenzione, sicurezza, backup, ripristino e aggiornamento. In caso di violazione di dati personali, J.Rose valuta il rischio, documenta l’incidente, adotta misure correttive e procede alle comunicazioni previste dagli articoli 33 e 34 GDPR quando ne ricorrono i presupposti.

13. DESTINATARI DEI DATI

I dati possono essere comunicati, nella misura necessaria alle finalità descritte, alle seguenti categorie di destinatari:

• fornitori di hosting, infrastruttura, manutenzione, sviluppo, posta elettronica, backup, sicurezza e assistenza tecnica;
• fornitori della piattaforma e-commerce e dei servizi necessari alla gestione dell’account e degli ordini;
• fornitori di software gestionali, contabili, CRM, amministrativi, logistici e doganali;
• fornitori utilizzati per newsletter, gestione dei consensi e invio delle comunicazioni;
• prestatori dei servizi di pagamento e operatori bancari;
• vettori, spedizionieri e operatori logistici;
• fornitori di analytics, pubblicità e contenuti esterni, soltanto nei limiti delle preferenze espresse;
• commercialisti, consulenti fiscali, consulenti legali, consulenti informatici, assicurazioni e altri professionisti incaricati;
• autorità giudiziarie, amministrative, fiscali, doganali o di pubblica sicurezza nei casi previsti dalla legge.

Alcuni destinatari agiscono come Responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR; altri, in particolare prestatori di pagamento, vettori, piattaforme pubblicitarie e autorità, possono operare come Titolari autonomi per le finalità loro proprie. L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento può essere richiesto a privacy@jrose.it.

J.Rose non vende i dati personali e non li cede a terzi affinché svolgano attività promozionali proprie e autonome.

14. TRASFERIMENTI VERSO PAESI EXTRA-SEE

Alcuni fornitori tecnologici, pubblicitari, di pagamento o comunicazione possono trattare dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Il trasferimento avviene, in funzione del fornitore e del Paese di destinazione, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea, del Data Privacy Framework UE-USA quando applicabile a un’organizzazione aderente, delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea, di misure supplementari tecniche, contrattuali e organizzative oppure, esclusivamente nei casi consentiti, di una deroga prevista dall’articolo 49 GDPR.

L’interessato può chiedere informazioni sulle garanzie applicabili al concreto trasferimento scrivendo a privacy@jrose.it.

15. PERIODI DI CONSERVAZIONE

I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti. I termini seguenti si applicano salvo obblighi di legge, contestazioni, indagini, frodi, esercizio o difesa di diritti e richieste delle autorità, che possono giustificare una conservazione ulteriore limitata ai dati pertinenti.

15.1 Account dell’e-commerce

I dati necessari al funzionamento dell’account sono conservati fino alla richiesta di cancellazione. In caso di inattività, l’account può essere eliminato dopo 5 anni dall’ultimo accesso o acquisto, preceduto, quando possibile, da un avviso. I dati di ordini e documenti soggetti a termini autonomi non sono cancellati con l’account.

15.2 Ordini, fatture e documenti fiscali

I dati contenuti negli ordini, nelle fatture, nelle scritture contabili e nei documenti fiscalmente rilevanti sono conservati per 10 anni, salvo periodi ulteriori previsti dalla legge o necessari in presenza di una controversia.

15.3 Spedizioni e destinatari diversi dall’acquirente

I dati operativi di spedizione del destinatario, compresi recapiti ed eventuale messaggio regalo, sono conservati ordinariamente per 24 mesi dalla consegna, salvo reclami, contestazioni o necessità di tutela. Se riportati in documenti fiscali, contabili o contrattuali soggetti a un termine maggiore, seguono il periodo applicabile a tali documenti.

15.4 Richieste generiche

Le richieste che non danno origine a un acquisto o a un rapporto continuativo sono conservate per 12 mesi dalla risposta o dall’ultima comunicazione.

15.5 Assistenza, resi, rimborsi e reclami

Le comunicazioni relative ad assistenza, resi, rimborsi e reclami sono conservate per 24 mesi dalla chiusura della richiesta, salvo contestazioni o necessità di tutela dei diritti.

15.6 CRM e rapporti commerciali ordinari

Le anagrafiche e le informazioni commerciali ordinarie sono conservate per 5 anni dall’ultimo acquisto o contatto commerciale significativo. Quando nasce un rapporto professionale continuativo, si applicano anche i termini indicati nell’informativa specifica.

15.7 Classificazioni commerciali manuali

Le classificazioni manuali sono riesaminate, aggiornate o eliminate dopo 24 mesi senza interazioni significative, salvo che siano ancora necessarie per un rapporto in corso o per la tutela dei diritti.

15.8 Newsletter e marketing

I dati utilizzati per il marketing sono conservati fino alla revoca del consenso oppure, in assenza di revoca, per un massimo di 24 mesi dall’ultima interazione attiva. Costituiscono interazioni attive, a titolo esemplificativo, un clic volontario, un acquisto, l’aggiornamento delle preferenze, una nuova richiesta o una nuova conferma del consenso. Le aperture, non rilevate individualmente, non rinnovano il termine.

15.9 Clic e altri eventi volontari di interazione

I dati storici relativi ai clic e agli eventi tecnici strettamente connessi sono cancellati o anonimizzati alla revoca del relativo consenso e, in ogni caso, alla scadenza del periodo applicabile ai dati marketing. Resta salva la registrazione minima necessaria a documentare la scelta o l’esercizio di un diritto. J.Rose non conserva uno storico individuale delle aperture.

15.10 Prova del consenso, della revoca e lista di esclusione

Le informazioni minime necessarie a dimostrare il consenso, la modifica delle preferenze, la revoca, l’opposizione e l’esclusione dalle campagne sono conservate per 5 anni dall’ultima comunicazione promozionale o dalla revoca. Durante tale periodo il recapito in lista di esclusione non viene utilizzato per inviare promozioni.

15.11 WhatsApp

Le conversazioni WhatsApp sono conservate ordinariamente per 24 mesi dall’ultima comunicazione. Possono essere conservate più a lungo quando riguardino un ordine, un contratto, un reclamo, una contestazione o la tutela di un diritto.

15.12 Verifica dell’età

L’esito, la data e il metodo della verifica sono conservati per il tempo necessario a dimostrare la corretta gestione dell’acquisto e della consegna, ordinariamente per 24 mesi dalla consegna, salvo obblighi di legge, contestazioni o collegamento con documenti soggetti a un termine maggiore. I dati relativi a verifiche non seguite da un acquisto sono cancellati ordinariamente entro 6 mesi. Eventuali copie di documenti sono eliminate appena conclusa la verifica e, di norma, entro 30 giorni, salvo necessità documentate.

15.13 Log tecnici e di sicurezza

I log tecnici sono conservati ordinariamente per 12 mesi. Il periodo può essere esteso fino a 24 mesi in presenza di anomalie, tentativi di accesso abusivo, frodi, incidenti o necessità di accertamento.

15.14 Cookie e identificatori

Cookie e identificatori sono conservati per i periodi indicati nella “Cookie e Tracking Policy dell’Ecosistema Digitale J.Rose” e nel pannello delle preferenze, coerentemente con le categorie e i fornitori effettivamente attivi.

15.15 Richieste privacy

La documentazione relativa all’esercizio dei diritti è conservata per 5 anni dalla chiusura della richiesta, salvo controversie.

15.16 Contenziosi

I dati necessari alla gestione di una controversia sono conservati per tutta la durata della stessa e successivamente per il periodo necessario all’accertamento, all’esercizio o alla difesa dei diritti.

15.17 Backup

I dati cancellati dai sistemi attivi possono rimanere temporaneamente nei backup fino al completamento del normale ciclo di sovrascrittura, ordinariamente entro 30 giorni. I dati presenti nei backup non sono utilizzati per finalità ordinarie e sono recuperati soltanto per necessità tecniche, sicurezza o continuità operativa.

Decorso il termine applicabile, i dati sono cancellati, anonimizzati o resi non più utilizzabili, salvo obblighi di legge o necessità di tutela dei diritti.

16. DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli articoli 15–22 GDPR, nei limiti e alle condizioni stabiliti dalla normativa.

16.1 Accesso

Ottenere conferma dell’esistenza di un trattamento, ricevere le informazioni previste dalla legge e ottenere copia dei propri dati personali.

16.2 Rettifica

Richiedere la correzione dei dati inesatti e l’integrazione dei dati incompleti.

16.3 Cancellazione

Richiedere la cancellazione nei casi previsti dalla legge. Il diritto non si applica quando la conservazione è ancora necessaria, tra l’altro, per adempiere un obbligo legale, eseguire un contratto, gestire una contestazione o accertare, esercitare o difendere un diritto.

16.4 Limitazione

Richiedere la limitazione temporanea del trattamento nei casi previsti dall’articolo 18 GDPR.

16.5 Portabilità

Ricevere, quando applicabile, i dati forniti dall’interessato in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e chiederne la trasmissione a un altro Titolare, ove tecnicamente fattibile. Il diritto si applica ai trattamenti automatizzati fondati sul consenso o sul contratto.

16.6 Opposizione

Opporsi ai trattamenti fondati sull’interesse legittimo. J.Rose cessa il trattamento salvo che dimostri motivi legittimi cogenti prevalenti o la necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto. L’opposizione al marketing diretto viene sempre accolta.

16.7 Revoca del consenso

Revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. La revoca può riguardare tutti i canali, un singolo canale o soltanto il tracciamento delle email.

16.8 Intervento umano

Richiedere l’intervento del personale autorizzato, esprimere il proprio punto di vista e contestare l’esito quando un controllo automatico preliminare dell’età produca un risultato negativo, ambiguo o incongruente. Nell’ambito della presente Informativa J.Rose non adotta altre decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi.

16.9 Modalità di esercizio

Le richieste possono essere inviate a privacy@jrose.it oppure tramite PEC ad affreschisrls@pec.it.

J.Rose può chiedere la conferma dall’indirizzo email associato all’account o ulteriori informazioni esclusivamente quando necessario a verificare l’identità. Un documento di identità viene richiesto soltanto in presenza di un dubbio ragionevole e quando non sia possibile utilizzare modalità meno invasive.

Il riscontro viene fornito senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dalla richiesta. Il termine può essere prorogato di ulteriori due mesi quando necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste; l’interessato viene informato della proroga e dei motivi entro il primo mese.

17. DIRITTO DI RECLAMO

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente, fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale.

Per l’Italia:

Garante per la protezione dei dati personali

Piazza Venezia 11 – 00187 Roma

Email: protocollo@gpdp.it

PEC: protocollo@pec.gpdp.it

L’interessato residente in un altro Stato dell’Unione europea può rivolgersi all’autorità competente, in particolare nello Stato della propria residenza abituale, del luogo di lavoro o del luogo in cui si è verificata la presunta violazione.

18. MODIFICHE ALL’INFORMATIVA

J.Rose può aggiornare la presente Informativa per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecniche, introdurre o modificare servizi, aggiornare fornitori e sistemi, correggere inesattezze o recepire indicazioni delle autorità.

Ogni versione riporta il numero e la data dell’ultimo aggiornamento. Le modifiche significative sono comunicate mediante avviso sul sito e, quando necessario, mediante comunicazione diretta agli utenti registrati.

Quando una modifica comporta un trattamento fondato su un nuovo consenso, tale trattamento non viene avviato prima dell’acquisizione del consenso richiesto.

La versione vigente è quella pubblicata nel footer di jrose.it. Le versioni precedenti possono essere richieste scrivendo a privacy@jrose.it.